Partager des lignes Excel avec différentes personnes ?

Un besoin plus courant qu’il n’y paraît

(Spoiler : Excel n’est pas fait pour ça. Mais on a une solution.)

Imaginez : vous gérez un tableau Excel avec des informations confidentielles — des données RH, des opportunités commerciales, des suivis budgétaires — et vous souhaitez que chaque personne ne voie que les lignes qui la concernent. Simple, non ?

Pas tant que ça. Cet article explore deux options :

1. La capacité (ou les limites) d'Excel pour afficher différentes lignes à différents utilisateurs.
2. Comment RowShare excelle dans cette tâche.

Excel : un outil puissant… mais pas pour ça

Vous travaillez dans Excel, avec un tableau contenant des lignes attribuées à différentes personnes, et vous cherchez à ce que chacun accède uniquement aux lignes qui le concernent ? Voici les solutions souvent envisagées dans Excel :

1. Créer une feuille ou un fichier par personne

C’est la méthode la plus répandue. Vous dupliquez le tableau, filtrez les lignes pour chaque destinataire, puis envoyez ou partagez un fichier distinct.

Inconvénients :

• Risques d’erreur (mauvaises lignes envoyées à la mauvaise personne, écrasement des données).
• Aucune synchronisation : si quelqu’un modifie son fichier, vous devez le réintégrer manuellement.
• Impraticable à grande échelle (plus de 5 à 10 personnes).

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2. Utiliser des filtres et masquer des lignes

Certaines personnes utilisent des filtres ou masquent des lignes, puis partagent le fichier.

Inconvénients :

• Masquer ≠ sécuriser : un utilisateur peut tout réafficher en un clic.
• Cela repose uniquement sur la confiance, pas sur des droits d’accès.

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3. Protéger des feuilles avec mot de passe

On peut affecter des données à différentes feuilles protégées individuellement.

Inconvénients :

• Ce n’est pas du tout précis : on protège des feuilles entières, pas des lignes spécifiques.
• La protection par mot de passe est facilement contournable (et pénible à gérer).

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👉 En résumé : Excel peut à peine le faire… sauf à bricoler, à multiplier les fichiers et à courir des risques. Vous l'avez compris : Excel n'est pas conçu pour collaborer sur des informations sensibles ! Si vous voulez partager différentes lignes à différentes personnes, il faut envisager une alternative.

La vraie solution : RowShare

RowShare a été spécialement conçu pour répondre à ce besoin : créer des tableaux où chacun voit juste les informations qui le concernent. Vous décidez les lignes et colonnes que vous partagez avec chacun.

Par exemple chaque salarié voit uniquement les lignes dont il est en charge, et les managers voient les lignes de leur équipe.

Vous pouvez donc partager un même tableau RowShare auquel chacun accède à la même adresse web (URL), et pourtant le tableau affiche plus ou moins de lignes à chacun, en fonction de son rôle. Vous pouvez très simplement :

• Définir que chaque utilisateur voit uniquement ses lignes (ou celles que vous lui autorisez).
• Donner accès à tout ou partie des colonnes selon le profil de l’utilisateur.
• Laisser chaque personne remplir ou consulter uniquement les données qui la concernent.
• Vous, en tant qu’administrateur, gardez une vue complète du tableau.

Voici une courte vidéo pour vous éclairer :

Conseil : Si vous avez déjà effectué tout votre travail dans Excel, ou si vous souhaitez continuer à bénéficier des fonctionnalités d'analyse d'Excel, RowShare peut importer et synchroniser les fichiers Excel!

Par ailleurs, RowShare est également excellent pour contrôler qui peut accéder à quelles colonnes!

Exemples concrets

• RH : les managers remplissent les évaluations de leurs équipes, sans accéder à celles des autres.
• Suivi client : chaque commercial voit ses propres clients et opportunités.
• Collecte de données : vos partenaires ou prestataires saisissent leurs données, mais ne voient pas celles des autres.

Ce n'est qu'un aperçu des capacités de RowShare. Vous pouvez donner des droits précis par personne ou groupe de personne, sur toutes les lignes ou certaines uniquement. Vous pouvez autoriser la modification mais pas la suppression par exemple.